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入社式

4月は新入社員を迎えるための入社式が多くの企業で行われています。
大きな目標や夢を持って入社する新入社員は、未来の企業の貴重な即戦力です。その新入社員を迎えるための入社行事はセレモニーとしてとても重要であり、ここから新人育成が始まっているといっても過言ではありません。入社式をスムーズに行うための事前準備などについて解説します。

 

入社式の事前準備について

 

日程調整について

入社式は一般的に、新年度が始まる4月1日に行われる場合が多くあります。
土曜日・日曜日など休日と重ねる場合には、その前後に行われます。2020年4月1日は水曜日で平日となります。
また入社式日程が確定しましたら、当日の出席者、特に重役や来賓など挨拶をされる方々へのスケジュール調整をしましょう。

会場の手配(入社式終了後の懇親会や会食含む)について

大企業などでは、社内で開催することも可能ですが、自社に式場レベルの会場がない場合は会社から近い場所に会場を手配するといいでしょう。 入社式の案内状は3月月初には終えるため、開催の数か月前の手配が必要となります。 また入社式終了後に懇親会や会食などを予定されている場合には会場周辺での手配・予約が必要となります。
入社式後の懇親会では少しでも多くの方と会話ができるよう着席形式ではなく、立食形式をおすすめいたします。

 

各種資料の準備について

1.内定者への案内状
入社式の1か月前くらいには内定者に宛てて入社式の案内状を送付します。
案内状には挨拶はもちろん、日付や場所、持ち物や当日の服装、そして式次第などを記載しましょう。
また返信の有無を記載し、緊急連絡先や入社式終了後のイベント(親睦会や会食)等についての連絡事項を記載してください。

2.式次第の作成
式次第とは、開式から閉式までの進行を記したプログラム表となります。基本的な入社式の式次第は、以下のような形となっています。
・基本的な式次第の項目について
一、開会の辞
一、社長祝辞
一、辞令交付
一、役員・各部長の紹介
一、新入社員の自己紹介
一、出席者の紹介
一、社員代表の挨拶
一、新入社員代表の挨拶
一、閉会の辞(人事部長 ●● ●●)

式進行(司会):総務部(●● ●●)

3.当日の配布資料
当日に配布する資料は企業によって異なりますが、よく渡されるものについて記述します。

・就業規則
その会社における社員の就業等についての規則です。内定時に与える場合もありますが、入社式の場合もあります。社員や内定者の働き方の基準ともなるため、確実に配布しておく必要があります。

・入社辞令書
入社辞令書については、多くの入社式で式次第に組み込まれているので、用意が必須となるでしょう。辞令書とは会社から出される命令文書のことであり、入社辞令書の通達と受け渡しをもって、内定者は正式な入社を果たすことになります。

・研修資料
入社式の後に続いて、研修の説明やオリエンテーションがなされることも多くあります。その場合、就業内容、必要書類の確認、配属先などが伝達されます。

 

記念撮影の準備

入社式では記念撮影を行う会社もあります。
そこで本格的に撮影を希望される場合にはカメラマンに出張撮影依頼をしておきましょう。

 

記念品の準備

会社から贈られる記念品は、印象深く残るもの。会社と社員をつなぐツールとして記念品を贈ってはいかがでしょうか。
入社記念品として喜ばれるギフトランキングをご紹介します。
 

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